Business-E-Mail und Geschäftsbrief auf Englisch schreiben

Regal vor roter Wand mit englischem Wörterbuch und Kisten

Amerikanische und britische Kommunikationsformen machen das Schreiben von E-Mails und Geschäftsbriefen auf Englisch zur Herausforderung. Mit unseren Tipps meistern Sie diese elegant.

In unserer globalisierten Arbeitswelt ist es für viele inzwischen ganz alltäglich, Geschäftsbriefe und E-Mails auf Englisch zu schreiben. Und dabei ist das gar nicht immer so einfach. Denn in der englischen Kommunikation gibt es einige Regeln und Stilmittel, die sich von der deutschen Sprache unterscheiden. Mit diesen Tipps wird die Korrespondenz mit englischsprachigen Geschäftskontakten leichter.

Diese allgemeinen Tipps und Umgangsformen sind die Grundlage jeder erfolgreichen Korrespondenz auf Englisch – egal ob als Brieftext oder E-Mail:

  • Höflichkeit: Ganz klar, die geschäftliche Korrespondenz auf Englisch bestimmt ein höflicher, professioneller und freundlicher Ton. Das bedeutet konkret, E-Mails mit einer Anrede zu beginnen oder Sätze in Großbuchstaben zu vermeiden. Bitte und Danke – please und thank you – machen das Miteinander im Englischen genau so angenehm wie im Deutschen
  • Kurze Sätze: Anders als in der deutschen Sprache setzt englische Kommunikation auf kurze, präzise Sätze. So geht keine wichtige Information in langen Bandwurmsätzen unter
  • Auf den Punkt kommen: Informationen, die in unnötig langen Texten versteckt sind, werden schnell überlesen. Gerade eine Mail sollte das Anliegen möglichst kurz und effektiv – und trotzdem freundlich – vermitteln.
  • Nicht übersetzen: Sätze direkt aus dem Deutschen zu übersetzen ist verlockend, aber meistens eine Fehlerquelle. Dabei entsteht nicht nur etwas peinliches „Denglisch“ – Deutsch-Englisch – sondern kann auch ganz einfach dazu führen, dass man Sie nicht versteht

Welche englische Anrede und Schlussformel sollte man nutzen?

Bei der Wahl der richtigen Anrede und Schlussformel in Geschäftsbrief oder Business-E-Mail heißt es „Know Your Audience“: Wer ist der Adressat oder die Adressatin der Nachricht? Sind Vor- und Nachname bekannt? Wie gut kennen Sie die Empfänger_innen der E-Mail?

Die englische Kommunikation gilt im Allgemeinen als etwas lockerer. Trotzdem: schreiben Sie im Zweifel lieber eine Spur zu förmlich. Die Anrede ist eine einfache Form der Höflichkeit – lassen Sie sie nicht weg.

Ist der Name der Adressat_in bekannt, ist „Dear Ms.“ oder „Dear Mr.“ die richtige Wahl. Generell gehen englische Geschäftskontakte schnell zur Kommunikation auf Vornamensbasis über. Dass Ihr Gegenüber einverstanden ist, per Vorname zu kommunizieren, erkennen Sie daran, ob er oder sie nur mit dem Vornamen unterschreibt. Wenn man unsicher ist, kann man mit der Formulierung „Dear Paul (if I may),“ freundlich nachfragen.

Sind die Empfänger_innen unbekannt, empfiehlt sich die förmliche englische Version des deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“: Dear Sir or Madam.

„Dear Gentlemen“ ist veraltet und wird in der modernen Kommunikation nicht mehr benutzt.

Für behördliche Schreiben und Gutachten ist die förmliche Überschrift „To whom it may concern“ angemessen. Auf Deutsch heißt das so viel wie „An wen es betrifft“ oder „An die zuständige Abteilung“.

Die richtige Grußformel richtet sich nach dem Zielort der Empfänger_innen. Im britischen Kontext beendet man einen förmlichen Brief mit „Yours faithfully“, wenn die Empfänger_innen nicht bekannt sind. Ansonsten ist „Yours sincerely“ die korrekte förmliche Grußformel. Im amerikanischen Raum sind „Yours truly“ oder „Sincerely“ geläufige Grußformeln. Alle Formulierungen entsprechen der deutschen Phrase „Mit freundlichen Grüßen“.

Ms. und Mr.: Die richtige weibliche und männliche Anrede

Im amerikanischen Englisch ist Ms., im britischen Englisch Ms die korrekte Form der weiblichen Anrede. Mrs. und Mrs verwendet man nur dann, wenn die angeschriebene Person sich selbst so bezeichnet. Mrs bezeichnet den Familienstand als verheiratete Frau. Miss ist veraltet und entspricht dem deutschen „Fräulein“.

Bei der männlichen Anrede ist es einfacher: Mr. oder Mr ist die richtige Wahl.

Punkt oder Doppelpunkt: Britisches und amerikanisches Englisch

Achten Sie bei der Anrede in der englischen E-Mail oder im Geschäftsbrief darauf, ob Ihr Gegenüber aus dem amerikanischen oder britischen Sprachraum kommt.

In der amerikanischen Anrede setzt man hinter die Abkürzung einen Punkt, also Mr. oder Ms. Im britischen Englisch schreibt man Mr oder Ms ohne Punkt.

In amerikanischen Geschäftsbriefen und E-Mails kann auf die Anrede ein Doppelpunkt folgen, danach wird in der nächsten Zeile groß weitergeschrieben. Eine englische Besonderheit: auch wenn auf die Anrede ein Komma folgt, wird die erste Zeile des Briefs oder der E-Mail immer großgeschrieben.

Englischer Brief in Schreibmaschine

Von wegen veraltet: Obwohl ein Großteil der geschäftlichen Korrespondenz per E-Mail stattfindet, werden noch zahlreiche Geschäftsbriefe auf Englisch geschrieben. Sie unterscheiden sich in Aufbau und Formulierungen von deutschen Vorlagen.

Der Aufbau eines englischen Geschäftsbriefs

So wird ein englischer Geschäftsbrief aufgebaut:

  1. Briefkopf (letter head): Der Briefkopf steht ganz oben auf dem Briefblatt. Hier fügen Sie Ihre Firmen- und Kontaktinformationen ein.
  2. Anschrift der Empfänger_innen (inside address): Die Adresse Ihrer Kontaktperson folgt etwas weiter unten links auf dem Briefbogen.
  3. Datum (date): Das Datum steht rechtsbündig in der gleichen Zeile wie die Anschrift der Empfänger_innen. Nutzen Sie unmissverständliche Datenangaben wie
    • 5 June 2020
    • 5th June 2020
    • June 5, 2020
    • June 5th, 2020
  4. Zu Händen (attention line): direkt auf die Anschrift folgt der Hinweis, zu welchen Händen der Brief geht. Hierfür bieten sich die folgenden Sätze an:
    • For the attention of Ms. Maisel
    • Attention: Ms Miriam Maisel
    • Miriam Maisel
  5. Bezugszeichen (reference): Bezieht sich Ihr Brief auf ein Aktenzeichen oder eine Kundennummer, fügen Sie das Bezugszeichen zwei Zeilen unter Punkt 4. ein.
  6. Betreffzeile (subject line): Hier beschreiben Sie prägnant Ihr Anliegen. Die Betreffzeile wird üblicherweise gefettet und kann mit „Subject:“ oder der Abkürzung „Re:“ für „regarding“ eingeleitet werden. Achtung: Im Britischen Kontext folgt die Betreffzeile auf die Anrede.
  7. Anrede (salutation): Hier steht die Anrede Ihres Briefes. Tipps zu Formulierungen finden Sie weiter unten.
  8. Brieftext (body of the letter), bestehend aus
    1. Einleitungssatz (introduction)
    2. Hauptteil und Zweck der Kommunikation
    3. Ende der Nachricht
  9. Grußformel (complimentary close) und Unterschrift (signature block)
  10. Anlagen (enclosures): Um auf Anlagen hinzuweisen, fügen Sie unter der Unterschrift das Kürzel „Encs:“ ein und listen Sie danach auf, welche Dokumente sich im Anhang befinden.
  11. Verteiler (copies): Sollten Sie den Brief an mehrere Personen schicken, ergänzen Sie unten in Ihrer Mail ein einleitendes „cc:“. Danach nennen Sie die Namen aller Angeschriebenen.

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Der Aufbau einer englischen Business-E-Mail

Englische E-Mails folgen im Prinzip immer diesem Aufbau:

  1. Anrede
  2. Einleitungssatz
  3. Nachricht oder der Zweck der Kommunikation
  4. Ende der Nachricht
  5. Grußformel

Informationen zu Betreff und weiteren Addressat_innen bringen Sie in den entsprechenden Feldern Ihres Mailprogrammes unter.

Textbausteine: Phrasen für Briefe und Mails auf Englisch

Die Abschnitte der E-Mail müssen natürlich noch mit Inhalt gefüllt werden. Diese häufig verwendeten Formulierungen helfen dabei, eine E-Mail richtig auf Englisch zu schreiben. Zur Einheitlichkeit verwenden wir Beispiele mit amerikanischer Schreibweise.

Anrede auf Englisch

Zu Beginn der Nachricht steht die Anrede, die sie je nach Bedarf auswählen.

Förmliche Anrede

EnglischDeutsch
Dear Mr. Smith,Lieber Herr Smith,
Dear Ms. Miller,Sehr geehrte Frau Miller,
Dear Sir or Madam,Sehr geehrte Damen und Herren,
To whom it may concern,An wen es betrifft, (nur für behördliche Schreiben)

Vertrautere Anrede

EnglischDeutsch
Dear Paul,Lieber Paul,
Hi Mary,Hallo Mary,
Good afternoon Robert,Guten Nachmittag Robert,

Gruppenanrede für Rundschreiben an mehrere Adressaten

EnglischDeutsch
Dear colleagues,Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Dear team,Liebes Team,
Dear all,Liebe alle,

Einleitung: Wie beginnt man eine E-Mail auf Englisch?

Nach der Anrede folgt ein kurzer, freundlicher Einstieg in die Nachricht – dieser Teil funktioniert ein bisschen so wie Small Talk. Dieser Einstieg muss nicht in jeder Mail stehen: Wenn man oft Kontakt hat, kann man ihn auch weglassen.
EnglischDeutsch
I hope this (message) finds you well.Ich hoffe, es geht dir gut.
It was great to meet you at last week’s networking event.Es hat mich sehr gefreut, Sie beim Netzwerk-Event letzte Woche kennenzulernen.
I appreciate you taking the time to help me with this matter.Danke, dass Sie sich die Zeit nehmen, mir in dieser Angelegenheit zu helfen.

Zweck der Kommunikation

In diesem Teil geht es um den Zweck der Korrespondenz. Dabei geht es häufig um die folgenden Anliegen:
EnglischDeutschEnglischDeutsch
I am writing to clarify…Ich schreibe Ihnen, um zu erläutern…I am writing to clarify the message you received from us this morning.Ich schreibe Ihnen, um die Nachricht zu erläutern, die Sie heute Morgen von uns erhalten haben.
Just a note to confirm…Nur eine kurze Nachricht, um zu bestätigenJust a note to confirm our appointment for May 16, 2025.Nur eine kurze Nachricht, um unseren Termin am 16. Mai 2025 zu bestätigen.
…follow up… um nachzufassen/in AnschlussI am writing to follow up on my previous email to find out if you have any feedback for me from your supervisor.Ich schreibe Ihnen in Anschluss auf meine vorige E-Mail, um nachzufassen, ob Sie Feedback von ihrem Abteilungsleiter für mich haben.
…let you know…um Sie wissen zu lassenJust a note to let you know I received all the information required.Nur eine kurze Nachricht, um Sie wissen zu lassen, dass ich alle benötigten Informationen erhalten habe.
…thank you…um Ihnen zu dankenI am writing to thank you for your wonderful presentation at last week’s conference.Ich schreibe Ihnen, um Ihnen für Ihre wunderbare Präsentation auf der Konferenz letzte Woche zu danken.
…update you…Sie auf den neuesten Stand zu bringen/informierenJust a note to update you on our project’s recent advances.Nur eine kurze Mitteilung, um Sie über die neuesten Fortschritte unseres Projekts zu informieren.

Bedauern ausdrücken

Nicht jede Nachricht ist positiv: Diese Formulierungen leiten weniger erfreuliche Informationen höflich ein.
EnglischDeutsch
I am sorry to let you know…Es tut mir leid, Sie informieren zu müssen…
We regret to inform you that unfortunately…Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass leider…

Auf einen Anhang hinweisen

So verweist man auf Anhänge einer E-Mail auf Englisch.
EnglischDeutsch
Please find attached…Im Anhang finden Sie
Attached please find…Anbei finden Sie
I’ve attached…Ich habe… angehängt.

Wie beendet man eine E-Mail auf Englisch?

Das Ende einer englischen E-Mail oder eines Geschäftsbriefs leitet man mit einem kurzen Schlusssatz ein. Diesen kann man mit einer klaren Handlungsaufforderung verbinden.
EnglischDeutsch
I’d appreciate your feedback on this document. If you have any edits, please send them by Friday, 11 am.Ich wäre für Ihr Feedback zu diesem Dokument sehr dankbar. Wenn Sie Änderungswünsche haben, bitte schicken Sie sie mir bis Freitag 11 Uhr.
Do not hesitate to contact me if you have any questions. (förmlich)Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben.
Let me know if you need anything else. (unförmlich)Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie noch etwas brauchen.
Thank you for your time.

 

Danke für Ihre Zeit.
I look forward to meeting you next Monday.Ich freue mich darauf, Sie nächsten Montag zu treffen / kennenzulernen.
I am looking forward to hearing from you.Ich freue mich, von Ihnen zu hören.
I look forward to your reply.Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Have a nice day / weekend,Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag / ein schönes Wochenende,

 

Englische Grußformel: Mit freundlichen Grüßen und Co.

Nun fehlt nur noch eine Grußformel als Abschluss der E-Mail oder des Geschäftsbriefes.
EnglischDeutsch
Kind/best/warm regards,Freundliche/beste/herzliche Grüße
Sincerely, / Sincerely yours,Mit freundlichen Grüßen
All the bestAlles Gute

Sie benötigen Hilfe bei englischsprachigen Übersetzungen ? Kontaktieren Sie uns gern per Mail an info@kolibri.online oder Telefon 0049 40 52 47774 – 0.

 

Über die Autorin

Projektmanagerin Jordis Lau aus dem Kolibri-Team

Jordis Lau
Redakteurin Content Marketing
+49 40 5247774-23
j.lau@kolibri.online
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